Documentos Importantes en el Manejo de tu Personal

Te pregunto 🤔 ¿tienes un expediente por cada empleado y estás archivando todo en su lugar? o ¿solo almacenas los papeles en un lugar, sin orden, sin propósito y sin pensar en lo que puede pasar?

Sé que archivar puede llegar a ser tedioso, sin embargo es un proceso que nos permite organizarnos y encontrar los documentos de una manera accesible.

Hay algunos documentos básicos que todos conocemos que son parte de un expediente como hoja de datos del empleado, contrato, I-9, resume, certificados, entre otros. Aquí te comparto otros documentos importantes en el manejo de personal:

1. Acuse de Recibo - documento que certifica la entrega de algún equipo o material al empleado.

2. Acuerdos de Confidencialidad - documento que firma el empleado para comprometerse a no divulgar información importante y confidencial de la empresa con personas externas o terceros.

3. Hoja de Seguimiento - Forma utilizada para documentar situaciones e incidentes de los empleados que no necesariamente conllevan amonestación escrita, pero se quiere asegurar de tener la información como evidencia y seguimiento.

4. Informe Disciplinario - hoja para documentar el comportamiento y las faltas según el proceso disciplinario de la empresa

Esto son solo algunos de los documentos más importantes. ¿Cuáles no estás utilizando en tu empresa? Es momento de que comiences a utilizarlos para que le des orden y estructura a tu departamento y sobre todo para que sea más fácil prevenir y cumplir.

Si aún no tienes estos documentos puedes adquirirlos en nuestro Tool Kit de Formas y Formularios. Este tool kit incluye todo los documentos que necesitas para que puedas manejar a tu personal de manera excepcional. 

El proceso de crear un expediente de personal y documentar efectivamente

Hoy quiero hablarte de los aspectos a considerar cuando traes nuevos empleados a tu equipo.

1. Al momento de traer un nuevo empleado es importante que:

• Llenes contrato de empleo, documentación básica y que crees un expediente de personal.
• Una vez la persona comienza a trabajar es recomendable que le hagas una evaluación en el periodo probatorio.
• En el día a día debes documentar todo...y cuando digo todo es todo. Ejemplo: errores, ausencias, solicitudes de cambio de horario, cambios de posición, situaciones con clientes, suspensiones, etc.

Esto no solo te protege en caso de una reclamación laboral. Si no, que te da una idea clara de las acciones que debes tomar en relación a ese empleado. Posiblemente identificas que tiene un problema de disciplina.

En ese caso tenemos dos herramientas que pueden ayudarte:

1. Hoja de seguimiento- allí documentas situaciones del día a día que pueden ayudarte a identificar patrones de comportamiento.

2. Informe Disciplinario- es el que se utiliza para aplicar una acción disciplinaria formal.

Generalmente el proceso de disciplina progresiva incluye:

1. Amonestación verbal

2. Amonestación escrita

3. Suspensión de empleo y Sueldo

4. Despido

Documentar efectivamente te protege de reclamaciones laborales. En adición,  tienes la seguridad que da el conocimiento para tomar las decisiones y acciones necesarias y no permitir conductas que perjudiquen a la empresa y al resto del personal.

 Este artículo fue escrito por RH SOS™. Derechos Reservados 2021.